Das Modul RUBIN Termine und Belegung unterstützt Sie bei der Veranstaltungsplanung als Betreiber eines Messe-, Kongress- oder Veranstaltungshauses allumfassend: angefangen bei der Optionierung einer Veranstaltung und dem Überblick über die aktuelle Belegungssituation bis hin zur finalen Abrechnung. Ordnen Sie Räume, Dienstleistungen, Material und Personal definierten Projekten zu und unterscheiden Sie zwischen Eigen- und Vermietgeschäft.
Nehmen Sie mit Hilfe der Raumplanungssoftware für Veranstaltungen Raumbuchungen für Ihre Eigen- und Gastveranstaltungen in Ihrem Belegungskalender vor und behalten Sie den Überblick, in welchem Status sich Ihre Veranstaltungen befinden. Workflowautomatismen strukturieren und unterstützen Ihre persönlichen oder teamübergreifenden Aufgaben, wodurch Sie zu jeder Zeit wissen, welche Arbeitsschritte als nächstes zu tun sind. Dies gilt für Ihre eigenen, teamübergreifende oder die Workflowaufgaben eines Kollegen, der sich gerade im Urlaub befindet.
Mit dem Modul RUBIN Termine und Belegung haben Sie Ihre Veranstaltungstermine und Raumbelegung immer im Blick. So können Sie mithilfe der Software für Raumplanung für Veranstaltungen flexibel und schnell auf Kundenanfragen reagieren.
Der Belegungskalender verschafft Ihnen eine Übersicht über die aktuelle Belegungssituation der von Ihnen verwalteten Gebäude, Räume, Hallen und Flächen.
Ihre Eigen- und Gastveranstaltungen können bereits zum Zeitpunkt der Anfrage mit unterschiedlichen Status als Option, Reservierung (definitive Buchung) oder auf der Warteliste im Belegungskalender erfasst werden. Dies verschafft Ihnen die Möglichkeit der optimalen Nachverfolgung.
Alle bestellten Leistungen einer Veranstaltung sowie relevante Kundenabsprachen können mit der Software für Event-Raumplanung einem genauen Ort und einer genauen Zeit zugeordnet werden.
Mittels Wordvorlagen erstellen Sie Ihre standardisierten Dokumente, wie z. B. Angebote, Mietverträge und Regiepläne. Diese werden aus RUBIN heraus erstellt, versendet und im Programm zur Dokumentation abgelegt.
Alle erbrachten Leistungen werden in RUBIN für die Abrechnung berücksichtigt und können aus dem Modul fakturiert und ggf. auch wieder gutgeschrieben werden. Außerdem können Sie Vorkasserechnungen erstellen und ein Splitting der Rechnungen vornehmen.
Ergänzungen zum Modul RUBIN Termine und Belegung
Erweitern Sie die Raumplanungssoftware für Veranstaltungen um das Modul RUBIN Customer Relationship Management – für eine umfangreiche Erfassung von Adressdaten Ihrer Kunden. Unterstützt werden Vertrieb-, Marketing- und Projektteams in ihren akquise- und projektbezogenen Tätigkeiten.
Firmenkontakte und Ansprechpartner sowie Informationen zum Rechnungswesen können in diesem RUBIN Modul hinterlegt werden. Setzen Sie z. B. Adresskennungen für vielfältige Kategorisierungsmöglichkeiten einer Geschäfts- oder Ansprechpartneradresse für Auswertungen und Selektionen. Mit Hilfe dieser können Sie Serienmailings an Ihre Kunden versenden.
Treten Sie als Messeveranstalter auf, realisieren mit Ihren Projektteams Fachmessen und möchten Standanmeldungen Ihrer Aussteller erfassen? Möchten Sie zudem Mitaussteller und Nomenklaturen anlegen und Standangebote an Aussteller versenden? Dann könnte das Modul RUBIN Messen und Ausstellungen für Sie ebenso von Interesse sein.
Mit unserer Raumplanungssoftware für Veranstaltungen RUBIN Termine und Belegung können Sie die Räumlichkeiten (wie z. B. Messehallen, Außengelände, Kongress- und Tagungsräume) in Ihrer Belegungsübersicht der Raumverwaltung buchen und die Zeiträume der in Ihrem Haus stattfindenden Veranstaltungen festhalten (inkl. Aufbau- und Abbauzeiten). RUBIN Messen und Ausstellung unterstützt Sie hingegen bei der Erfassung von Standanmeldungen. Beide Module greifen hinsichtlich Ihrer Messeprojektplanung ineinander und ermöglichen Ihnen eine vollumfängliche Planung und Strukturierung Ihrer Geschäftsprozesse: Von der Anfrage einer Veranstaltung bis zur jeweiligen Abrechnung. Die zwischengeschalteten Schritte, wie den Buchungsprozess, die Erstellung und Annahme von Standangeboten für Ihre Aussteller, sowie die Realisierung des Standes, werden über die beiden RUBIN Module komplett abgebildet.
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