Praxistipps


Der Veranstaltungskalender des Jahres ist gefüllt mit Ihren Veranstaltungen und Sie bekommen eine neue Anfrage, für eine neue Messe, einen Kongress, ein Konzert, eine Sportveranstaltung oder Ähnliches. Im Kalender sehen Sie mehrere mögliche Zeiträume, in denen die neue Veranstaltung inkl. Auf- und Abbauzeiten stattfinden kann. Eventuell kommt der Kunde aber auch mit eigenen konkreten Vorstellungen zu Veranstaltungszeiträumen auf Sie zu. Doch welcher dieser Vorschläge passt auch unter der Berücksichtigung offener Optionen anderer angefragter Veranstaltungen am besten in Ihren bestehenden Veranstaltungskalender? Sie wollen Optionen nicht direkt im Hauptkalender vermerken, weil es sich erstmal nur um mögliche Termine handelt? Auch wissen Sie noch nicht, welches davon die beste Variante ist? Vielleicht sind auch Sie, wie viele andere Häuser, vor die Herausforderung gestellt durch SARS-CoV-2 alle oder viele Ihrer Veranstaltung des Jahres verlegen zu müssen? Wie behalten Sie bei all diesen Fällen den nötigen Überblick?

Ihr RUBIN Berater Jochen Stauffer hat eine Lösung parat. Mit der optionalen RUBIN Funktion „Geländedisposition“ haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Szenarien auf beliebig vielen Kalendern zu erstellen. Durch das Übereinanderlegen der Kalender mit verschiedenen Szenarien werden Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen ersichtlich. RUBIN gibt Ihnen mit der Szenarioplanung der Geländedisposition die Möglichkeit in drei Berechtigungsstufen der Informationsfreigabe zu bestimmen, ob und in welcher Ausprägung Szenarien oder Planungen für andere Nutzer sichtbar sind. Darüber hinaus können Sie sich verschiedene Listen, wie etwa eine Änderungsliste der Hallen- bzw. Raumbelegung anzeigen lassen und Ihre Kollegen per Mail darüber informieren sowie weitere Auswertungen für verschiedene Stakeholder ausgeben lassen.

Mehr Informationen zum Automatik-Mailing hier im Praxistipp Video.

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Kommunikations- und Vertriebskampagnen innerhalb des Messekontextes werden zunehmend komplexer und erhöhen die Anforderungen an die betreffenden Projekt-Teams. Ob Akquise E-Mailing, Frühbucheraktion, Upselling- und Cross-Selling-Angebote, letzte Buchungsmöglichkeit über das RUBIN Online Service Center oder weitere Informationen an Aussteller und Besucher – jede Aktion erfordert die richtige Zielgruppe, individuelle Inhalte und den richtigen Zeitpunkt der Versendung. Wäre es da nicht vorteilhaft, wenn die Vorbereitungen für E-Mail Aktionen in RUBIN bereits in der Planungsphase getroffen werden könnten und dazugehörige Folgeaufgaben von RUBIN automatisch durchgeführt werden?

Ihr RUBIN Berater Matthias Quasdorf hat die passende Lösung parat und berät Sie gerne zur RUBIN Funktion „Automatik-Mailing“. Mit dieser Funktion wird das Kampagnenmanagement um die Möglichkeit erweitert, transparente und automatisierte E-Mailings in RUBIN zu definieren und zu steuern. Dabei werden durch RUBIN, zum geplanten Versandzeitpunkt, automatisch E-Mails generiert und an den entsprechenden Verteiler versendet. Der Anwender behält während der gesamten Kampagnenlaufzeit den Überblick und die Möglichkeit die Parameter des „Automatik-Mailings“ zu verändern.

Mehr Informationen zum Automatik-Mailing hier im Praxistipp Video.

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Die schriftliche Kommunikation mit Ihren Kunden, den Ausstellern, Gast-/Veranstaltern oder Servicepartnern ist ein wichtiger Bestandteil des Tagesgeschäfts. Seien es Akquise-E-Mails an Neukunden, Detailabsprachen mit Bestandskunden, Angebote, Mietverträge oder Platzierungsvorschläge, die Sie versenden. In der Regel ist Ihnen klar, mit welcher Person, welcher Firma die Korrespondenz erfolgte und zu welchem Sachverhalt eine Antwort eingeht. Doch wie wäre es, wenn die im RUBIN 5 E-Mail-Eingang eingehenden E-Mails einer konkreten Korrespondenzadresse bzw. dem Potenzial der Adresse oder dem Auftrag automatisch zugeordnet werden würden? Und wie wäre es, wenn die automatisch zugeordneten E-Mails auf der Startseite angezeigt werden würden und von dort aus eine Verzweigung zur Kontakthistorie erfolgen könnte? Gibt es das nicht vielleicht sogar? Ja, das gibt es!

Ihr RUBIN Berater Jochen Stauffer berät Sie gerne zur RUBIN 5 Mail-In Funktion:
Mit dieser Funktion können Sie eingehende E-Mails im RUBIN 5 E-Mail-Eingang verarbeiten und dokumentieren. Handelt es sich um eine Antwort auf eine aus RUBIN 5 versendete Mail, wird diese automatisch erkannt und zugeordnet. Eine eingehende E-Mail ohne Bezug zu einer vorher versendeten Mail aus RUBIN 5 kann nachträglich zugeordnet werden.

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Wer einen Messeauftritt plant, möchte im Vorfeld die Aufwendungen so schnell und genau wie möglich erfassen. Die Kosten für die reine Standmiete werden im Shop für die Ausstelleranmeldung automatisch angezeigt. Doch wie einfach und transparent weisen Sie die Aufwendungen für übliche Standarddienstleistungen wie AUMA-Gebühr, Müllentsorgung und Medienpauschale aus? Vielleicht werden diese von Ihnen textlich im Shop der Ausstelleranmeldung beschrieben, aber nicht in Summe ausgewiesen. Zumal es sich hierbei oft um mengenabhängige Preise, komplexe Preisstaffeln  oder Pauschalen handeln kann.

Ihre RUBIN Beraterin Yasmin Salloum kennt das Problem komplizierter Preisauskünfte im Shop für die Ausstelleranmeldung und hat folgende Lösung für Sie parat. Mit der optionalen RUBIN Online Service Center Funktion „Preisliche Berücksichtigung von Standarddienstleistungen im Shop der Ausstelleranmeldung“, werden die Pflichtabgaben automatisch berechnet und dem Aussteller im Shop als Summenergebnis ausgewiesen. Zusätzlich werden die Kosten der Standmiete sowie die Gesamtsumme auf der Übersichtsseite als Ergebnis angezeigt.

Im Ergebnis erhält der Aussteller mit dieser optionalen RUBIN Funktion eine schnelle und transparente Kostenübersicht im Shop der Ausstelleranmeldung und Sie lösen das Problem der Darstellung von komplizierten Preisauskünften von Standarddienstleistungen.

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Bereits Monate vor Ihrer Messe laufen die logistischen Vorbereitungen an. Fast gemächlich starten die ersten Absprachen mit Ihren Servicepartnern, erste Bestellungen Ihrer Kunden gehen ein und der Informationsfluss läuft in definierten Zeitintervallen. Doch plötzlich ist sie da, die finale Vorbereitungsphase. Es sind nur noch Wochen bis Tage vor der Messe und Sie dirigieren ohne Unterlass das logistische Orchester aus Technik und Servicepartnern. Denn gerade gegen Ende der Vorbereitung gilt es, möglichst keine Zeit bei der Informationsweitergabe zu verlieren.

Wie stellen Sie dann Ihrem Servicepartner eigentlich die benötigten Informationen zur Verfügung? Plotten Sie Pläne aus RUBIN Graphics und visualisieren, für welche Stände Leistungen des betreffenden Servicepartners bestellt wurden? Und wie übermitteln Sie die eigentliche Bestellung an den Servicepartner?  Nutzt der vielleicht bereits das RUBIN Online Service Center Servicepartnerportal und holt seine Bestellungen selbstständig ab? Wunderbar! Dann lassen Sie sich von RUBIN beim Dirigieren doch noch ein entscheidendes Stück mehr unterstützen.

Ihr Berater Matthias Quasdorf hat hierzu folgende Idee für Sie: Mit der optionalen Funktion servicepartnerspezifische Hallenpläne automatisieren Sie den Informationsprozess noch mehr. Auf der Übersichtsseite des RUBIN Online Service Center Servicepartnerportals werden stets aktuelle Hallenpläne abgelegt. Alle Stände, zu denen mindestens eine Bestellung vorliegt, werden dabei grafisch hervorgehoben und mit den bestellten Leistungen versehen.

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Für Aussteller hält beinahe jede Messeteilnahme eine besondere Herausforderung parat: die Budgetplanung des Messeauftritts. Dass Reise- und Hotelkosten, Transport und weitere Leistungen einzeln zusammengetragen werden müssen, um einen Überblick über das erforderliche Budget zu erhalten, ist wenig überraschend. Doch was kostet mich der reine Messeauftritt? Welche Leistungen kommen zur Standfläche hinzu? Und wann und wo bekomme ich Informationen zu den buchbaren Serviceleistungen und deren Preisen? Als Aussteller ist die Antwort recht einfach: „Ich frage meinen Ansprechpartner bei der Messe.“
Genau an dieser Stelle kommen Sie ins Spiel. Sobald der Ball bei Ihnen liegt, laufen Sie los und suchen Leistungen und Preise zusammen und erstellen eine möglichst übersichtliche Kalkulation für Ihren Kunden. Oftmals ist das zeitaufwändig und umständlich. Wenn dann der Kunde weitere Leistungen anfragt oder eine andere Standfläche haben möchte, beginnt das Prozedere für Sie von vorne. So oder so ähnlich haben uns unsere Kunden aus ihrem Alltag berichtet.

Ihr RUBIN Berater Matthias Quasdorf hat hierzu mit Hilfe der Potenziale folgende Idee entwickelt: Für Ihre Akquisetätigkeit weisen Sie jedem potenziellen Aussteller ein Potenzial zu. Möchte nun einer Ihrer Kunden ein Standangebot haben, können Sie mit wenigen Klicks im Potenzial ein PDF Angebot mit gewünschter Fläche, Serviceleistungen und Preisen erstellen. Entscheidet sich der Kunde später für die Messeteilnahme, können Sie per Knopfdruck die Angebotsanmeldung in eine reale Standanmeldung umwandeln und haben alle Informationen und Wünsche bereits erfasst.
Gerne können wir uns darüber unterhalten, wie diese Funktion im Detail funktioniert – nehmen Sie einfach Kontakt zu mir auf!“


Im Mitausstellerregistrierungs-Prozess müssen vielen Fragen geklärt und verarbeitet werden. Welche Mitaussteller wurden eingeladen und wer hat bisher verbindlich zugesagt? Wie ist die zugehörige Nomenklatur und wer sind die Ansprechpartner? Diese und viele weitere Informationen der Mitausstellerregistrierung manuell zu erfassen, kostet auf Seiten der Hauptaussteller und der Messeverantwortlichen wertvolle Zeit und schnell ist der Status quo im Detail verloren.

Ihr RUBIN Berater Nicolas Neumann kennt diese Problemstellung und empfiehlt die praktische Lösung der Mitausstellerregistrierung. In dieser hat der Hauptaussteller nicht nur die Möglichkeiten seine Mitaussteller aus einer vorherigen Anmeldung zu übernehmen oder diese selbst zu registrieren. Mit der zusätzlichen Option des Uploads von Mitausstellerdaten und der Möglichkeit für Mitaussteller ihre Informationen einfach online selbst zu erfassen, sparen die Verantwortlichen nicht nur wertvolle Zeit und Nerven. Nach erfolgter Anlage werden Bestätigungs-E-Mails mit den Anmeldeinformationen versendet und die Verantwortlichen behalten jederzeit den Überblick in den Registrierungsstatus je Mitaussteller.

Gerne können wir uns darüber unterhalten, wie diese Funktion im Detail funktioniert – nehmen Sie einfach Kontakt zu mir auf!“


„Eine Adresse ohne Kennung ist eine wertlose Adresse.“ Möglicherweise haben Sie diesen Satz im Rahmen einer Schulung schon einmal von einem RUBIN Berater gehört. Gemeint ist damit, dass Kennungen häufig die Grundlage für Selektionen sind und somit Zielgruppen gebildet werden. Hat eine Adresse keine Kennung, wird sie entsprechend nicht für das ausgewählte Ziel berücksichtigt. Seit einiger Zeit könnte aus einer Adresse ohne Kennung sogar eine teure Adresse werden. Das ist dann der Fall, wenn die von der DSGVO geforderte Herkunft von personenbezogenen Daten, für eine oder mehrere Datensätze vergessen wurde.

Ihr RUBIN Berater Jochen Stauffer hat für diese Problemstellung die passende Lösung. In RUBIN 5 haben Sie die Möglichkeit im sogenannten Basisprofil Ihre organisatorischen „Pflichtkennungen“ einfach per Drag & Drop zu hinterlegen. Damit sind Kennungen gemeint, die pro Adresse mindestens einmal gepflegt werden müssen. Alle Kennungen des Basisprofils werden neben der Adresse übersichtlich visualisiert und sind auf einen Blick erkennbar. RUBIN 5 macht automatisch darauf aufmerksam, wenn eine Kennung nicht zugeordnet werden darf oder bereits zugeordnet wurde und visualisiert aktiv, wenn Basisprofilkennungen nicht vergeben sind.

Gerne können wir uns darüber unterhalten, wie diese Funktion im Detail funktioniert – nehmen Sie einfach Kontakt zu mir auf!“


Kurz vor der Veranstaltung gehen die Aussteller Ihre eigenen Checklisten noch einmal durch. Nicht selten ist ein Detail noch offen und bei Ihnen beginnen die E-Mail-Postfächer mit Last Minute Service-Bestellungen fast schon überzulaufen. Manch späte Bestellung lässt sich einfach realisieren, andere Bestellungen hingegen bedeuten einen logistischen Kraftakt. Haben Sie schon darüber nachgedacht, über entsprechende Zuschläge dem Trend der immer später eingehenden Bestellungen entgegenzuwirken?

Ihr RUBIN Berater Rudi Kratzmeir hat sich ganz konkrete Gedanken dazu gemacht: „Mit dem Zu- und Abschlagsverfahren ist es möglich, sowohl manuelle als auch automatisch generierte Zuschläge und/oder Abschläge zu einer Dienstleistungsbuchung zu hinterlegen. Die Wertermittlung des Zuschlags kann entweder prozentual auf Basis der „Hauptleistung“ erfolgen oder absolut als fester Betrag hinterlegt werden. Möchten Sie die Zuschläge automatisch hinzubuchen lassen, können Sie definieren, wodurch diese Zubuchung ausgelöst werden soll. Vielleicht möchten Sie doch lieber Ihren Kunden ein Last Minute Angebot machen? Kein Problem, mit einem negativen Vorzeichen wird aus jedem Zuschlag ganz einfach ein Abschlag.

Gerne können wir uns darüber unterhalten, wie diese Funktion im Detail funktioniert – nehmen Sie einfach Kontakt zu mir auf!“


Noch bevor Sie bei sich im Haus begonnen haben, Ihre Veranstaltungen in RUBIN abzuwickeln, haben Sie sich Gedanken über Ihre Abläufe gemacht. Sie haben sich gefragt, welche Arbeitsschritte Sie durchführen und wie die Veranstaltung das in Form von Status widerspiegeln soll. Das Ganze haben Sie in Ihren ganz eigenen Workflow gegossen und seither zeigt RUBIN Ihnen jederzeit den richtigen Status Ihrer Veranstaltung, nämlich den Status Ihres letzten Arbeitsschrittes. Was passiert aber, wenn Ihr Kunde B vor A erledigt, oder am Ende sogar mit C beginnt? Wenn Ihr Kunde beispielsweise eine Rechnung haben möchte, bevor er den Mietvertrag unterschrieben an Sie zurückgeschickt hat?

Ihr RUBIN Berater Armin Güse hat sich mit diesem Thema für Sie beschäftigt: „Das ist kein Problem! Mit der neuen Funktion geben Sie die Richtung vor, in welche sich die Status verändern dürfen. Und wenn Sie einen Workflow ablegen anstatt ihn zu erledigen, werden kein Folgeaufgaben generiert.

Nehmen Sie Kontakt zu mir auf, wenn Sie mehr darüber erfahren möchten!“