Praxistipps


Kurz vor der Veranstaltung gehen die Aussteller Ihre eigenen Checklisten noch einmal durch. Nicht selten ist ein Detail noch offen und bei Ihnen beginnen die E-Mail-Postfächer mit Last Minute Service-Bestellungen fast schon überzulaufen. Manch späte Bestellung lässt sich einfach realisieren, andere Bestellungen hingegen bedeuten einen logistischen Kraftakt. Haben Sie schon darüber nachgedacht, über entsprechende Zuschläge dem Trend der immer später eingehenden Bestellungen entgegenzuwirken?

Ihr RUBIN Berater Rudi Kratzmeir hat sich ganz konkrete Gedanken dazu gemacht: „Mit dem Zu- und Abschlagsverfahren ist es möglich, sowohl manuelle als auch automatisch generierte Zuschläge und/oder Abschläge zu einer Dienstleistungsbuchung zu hinterlegen. Die Wertermittlung des Zuschlags kann entweder prozentual auf Basis der „Hauptleistung“ erfolgen oder absolut als fester Betrag hinterlegt werden. Möchten Sie die Zuschläge automatisch hinzubuchen lassen, können Sie definieren, wodurch diese Zubuchung ausgelöst werden soll. Vielleicht möchten Sie doch lieber Ihren Kunden ein Last Minute Angebot machen? Kein Problem, mit einem negativen Vorzeichen wird aus jedem Zuschlag ganz einfach ein Abschlag.

Gerne können wir uns darüber unterhalten, wie diese Funktion im Detail funktioniert – nehmen Sie einfach über das Formular Kontakt zu mir auf!“


Gründe, Ihre Jubilare unter den Ausstellern, zu ehren oder einzuladen, gibt es viele. Vielleicht möchten Sie im Rahmen Ihrer Veranstaltung jährlich diejenigen Aussteller auszeichnen, die einen „runden (Teilnahme-)Geburtstag“ erreicht haben? Oder aber Ihre Veranstaltung feiert selbst Jubiläum und möchte sich bei den besonders treuen Ausstellern bedanken? Falls Sie eine der Fragen mit „Ja“ beantworten, stellt sich schnell eine weitere Frage: „Wer sind eigentlich die Jubiliare meiner Veranstaltung?“. Es ist ganz naheliegend, die digitalen Standanmeldungen zu durchforsten, zu selektieren, ggf. Exporte zu machen und so einen Überblick zu gewinnen, welche Adresse wie häufig in einer Standanmeldung einer definierten Veranstaltung verwendet wurde. Vermutlich stoßen Sie mit dieser Methode jedoch an Grenzen: Wissen Sie, welcher Kunde vor Jahren bereits seine Firmierung geändert hat? Und wo hinterlegen Sie die Information, dass ein Kunde bereits Aussteller auf Ihrer etabliertesten Veranstaltung war, bevor Sie Standanmeldungen in RUBIN erfasst haben?

Ihr RUBIN Berater Armin Güse hat mit dieser Fragestellung viel Erfahrung gesammelt: „Die Teilnahmenzählung ist eine Funktion, die Ihnen über eine eigene Jubiläumsliste jederzeit Auskunft darüber gibt, wie oft welcher Aussteller an Ihrer Veranstaltung teilgenommen hat und wer die aktuellen Jubilare sind. Dabei werden auch Adressänderungen, Umfirmierungen und Zusammenschlüsse von Firmen berücksichtigt. Ich kann Ihnen gerne mehr darüber berichten – nehmen Sie einfach über das Formular Kontakt zu mir auf!“


Plant ein Kunde eine Veranstaltung, erfolgt die Anfrage häufig schon weit im Voraus. Schließlich möchte er sich seinen Wunschtermin in seiner Wunsch-Location sichern und dabei noch verschiedene Angebote vergleichen. Um die Budgets zu planen und einen möglichst vollumfänglichen Vergleich der verschiedenen Anbieter zu haben, sollen schon im ersten Angebot alle Serviceleistungen aufgeführt werden. Und das zu einem Zeitpunkt, zu dem in der Regel nur die Rahmenbedingungen der Veranstaltung bekannt sind und die Details noch vielfach angepasst werden. In der Konsequenz ist so ein Angebot nicht nur viele Seiten lang, sondern bis zur tatsächlichen Veranstaltung werden schnell vier, fünf
oder mehr Versionen des Angebots geschrieben. Und was kommt dann? Häufig die Frage „Was hat sich denn jetzt eigentlich geändert?“

Ihr RUBIN Berater Jochen Stauffer wurde schon oft mit dieser Herausforderung konfrontiert: „Haben Sie in der Vergangenheit damit Erfahrung gesammelt, mehrere Angebote manuell zu vergleichen, um die Änderungen seit der letzten Angebotserstellung herauszufiltern? Dann finden Sie sicherlich diese neue Funktion RUBIN Termine und Belegung Angebot mit Historie interessant. Ich kann Ihnen gerne mehr darüber berichten – nehmen Sie einfach über das Formular Kontakt zu mir auf!“


Im Rahmen der Aufplanung einer Messe gibt es immer wieder die Situation, dass die vom Aussteller gebuchte Fläche sich auf mehrere Blöcke verteilt, sich also im Stand z.B. Gänge befinden. Für die kaufmännische Betrachtung sind in diesen Fällen lediglich die eigentlichen Standflächen zu berücksichtigen und die Gänge in Abzug zu bringen. Wird man diesem Sachverhalt gerecht, indem man die Gänge als Abzugsflächen deklariert, so entsteht neben relativ großem Vorbereitungsaufwand auch eine Zeichnung, bei der die Stände die Gänge überlagern und somit das Erscheinungsbild der Halle negativ beeinflussen. Außerdem können maximal zwei Standnummern vergeben werden, was ebenfalls nachteilige Auswirkungen haben kann.

Ihr RUBIN Berater Rudi Kratzmeir kennt diese Herausforderung aus seiner täglichen Praxis: „RUBIN Graphics stellt mit der Funktion die Möglichkeit bereit, die in einer Standanmeldung hinterlegte Fläche auf mehrere Teilflächen aufzuteilen. Ich kann Ihnen gerne über meine Erfahrungen berichten – nehmen Sie einfach über das Formular Kontakt zu mir auf!“


Häufig ist der Verkauf von Standflächen damit verbunden, dem Aussteller einen Eindruck zur späteren Platzierung seines Stands zu vermitteln. Die Frage des Ausstellers „Wo könnte mein Stand denn sein?“ heißt für Sie häufig, einen Hallenplan, der die potenzielle Position dieses Ausstellers ausweist, per E-Mail zu versenden. Und das Ganze bitte optisch ansprechend und schnell, da man den potenziellen Kunden ja nicht warten lassen möchte. Gleichzeitig muss völlig klar sein, dass es sich lediglich um eine vorübergehend reservierte Fläche handelt, die dann aber im Erfolgsfall auch möglichst schnell zugeteilt werden soll.

RUBIN Graphics stellt mit der Funktion Platzierungsvorschlag eine Funktion bereit, die es ermöglicht, den bisher aufwändigen, in mehreren Einzelschritten abzuwickelnden Versand von Platziehttp://graphicsungsvorschlägen automatisiert in wenigen Schritten durchzuführen. RUBIN Berater Armin Güse kennt diese Anforderung gut aus seiner alltäglichen Praxis. „Sie möchten mehr über das Versenden von Platzierungsvorschlägen mit RUBIN erfahren? Dann nehmen Sie einfach über das Formular Kontakt zu mir auf!“

 


Bestimmt kennen Sie diesen Wunsch: „Wenn ich die Adresse eines Kunden öffne, dann möchte ich sofort alles Wichtige zu diesem Kunden auf einen Blick sehen. Letzte Kontakte, aktuelle Aufträge, Entwicklung des Kunden – einfach mal alles … 360°. Und das Ganze bitte sehr übersichtlich und einfach.“ Doch wie kann man den in dieser Anforderung liegenden Zielkonflikt zwischen einerseits „alles sehen“ und andererseits „übersichtlich und einfach anzeigen“ lösen?

Ihr RUBIN Berater Jochen Stauffer kennt diesen Wunsch aus seiner täglichen Praxis: „RUBIN stellt mit der Funktion Adresscockpit eine Dashboard-Komponente bereit, die es dem Anwender ermöglicht Auswertungen und Aktivitäten eines Kunden auf einen Blick zu sehen. Kontaktieren Sie mich, wenn Sie mehr erfahren möchten!“


Plant ein Aussteller seine Messebeteiligung, so ist er mit der Frage konfrontiert, mit welchen Kosten er zu rechnen hat. Während die Flächenmiete i.d.R. schon frühzeitig durch Anmeldeformulare oder die online-Anmeldung kalkulierbar ist, stehen das Serviceangebot und dessen Preise häufig erst deutlich später zur Einsicht bereit. Hinzu kommt, dass der Aussteller hinsichtlich der Services Angebote unterschiedlicher Firmen vergleichen möchte und damit unter Umständen nicht warten möchte, bis der entsprechende Shop online verfügbar ist bzw. die Servicehandbücher versendet wurden.

Ihr RUBIN Berater Rudi Kratzmeir kennt diese Herausforderung aus seiner täglichen Praxis: „Der Shop RUBIN Online Service Center Rechercheshop ermöglicht es dem Aussteller, völlig ohne Zugangsdaten im Serviceangebot zu recherchieren und sich einen Merkzettel zur späteren Verwendung zusammenzustellen. Gerne erzähle ich Ihnen mehr über den RUBIN Online Service Center Rechercheshop. Kontaktieren Sie mich!“


Im Veranstaltungsgeschäft ist es notwendig, zeitnah Angebote für Agenturen und Veranstalter erstellen zu können. Bei Bedarf wird das Angebot konkretisiert, um bei Vertragsabschluss alle relevanten Buchungsdaten bereitzuhalten. Viele Veranstaltungen kommen jedoch über den Angebotsstatus nicht hinaus. Die Buchungsdaten der akquirierten Veranstaltungen werden dann nicht mehr benötigt. Nicht selten entscheidet sich der Kunde später um und will die Veranstaltung doch durchführen. Allerdings sind dann die Daten des ursprünglichen Angebots schon weg. Schön wäre es, solche Angebotsdaten nicht zu verlieren.

Ihr RUBIN Berater Jochen Stauffer kennt diesen Wunsch aus seiner täglichen Praxis: „Um dieser Tatsache gerecht zu werden, wurde in RUBIN die Funktion ‚Ablage‘ realisiert – sie hat die Auswirkung, dass gebuchte Räume und Flächen für neue Anfragen freigegeben werden.  Im Gegensatz zum ‚Stornieren‘ entstehen jedoch beim Ablegen keine Stornogebühren. Kontaktieren Sie mich, wenn Sie mehr erfahren möchten!“


Auf Messegeländen konkurrieren Eigen- und Gastveranstaltungen sowie Gastveranstaltungen untereinander um die knappe Ressource Hallenfläche. Im Grundsatz soll die Fläche so häufig wie möglich belegt/vermietet sein, jedoch bringt die Logistik im Umfeld von Auf- und Abbau mit sich, dass ein nahtloses Ineinanderübergehen von Veranstaltungen i. d. R. nicht möglich ist. Im Resultat wird in Abstimmung mit Projektleitungen und Gastveranstaltern versucht, sich auf eine von vielen möglichen Nutzungsvarianten zu einigen. Nicht selten passiert das auf Basis von Excel-Sheets, die die möglichen Varianten der Belegung darstellen. Diese Sheets bieten zwar einen schnellen Überblick, sind jedoch auch mit einer zeitintensiven Datenpflege verbunden.

Ihr RUBIN Berater Jochen Stauffer weiß: „Das geht auch smarter!“

„Stellen Sie sich einmal vor, wie unterschiedliche Belegungsszenarien und Vorab-Planungszustände in RUBIN hinterlegt sind und von dort aus bei Bedarf schnell und einfach in einen Masterplan übernommen werden können. Klingt gut? Die Funktion RUBIN Termine und Belegung Geländedisposition macht es möglich. Sie nutzt in der RUBIN Belegungsübersicht das aus AutoCAD bekannte Layer-Prinzip, wodurch sich überschneidende Buchungen von unterschiedlichen Veranstaltungen schnell überblickt werden können. Nehmen Sie über das Formular Kontakt zu mir auf!“


Wussten Sie, dass es allein im Umfeld der RUBIN Standanmeldung mehr als sieben funktionale Möglichkeiten gibt, einen Preis gegenüber dem Listenpreis zu verändern? Mindestens genauso viele Gründe wie Varianten gibt es, warum in Einzelfällen eine Leistung zu Sonderkonditionen angeboten wird. Zusammengenommen ist es praktisch nicht nachvollziehbar, wie und warum ein Aussteller einen Rabatt erhalten hat. Häufen sich solche Fälle, sind Abweichungen von Listenpreisen zu hinterfragen, um langfristig eine durchgängige Preisstruktur sicherstellen zu können.

RUBIN Beraterin Alexandra Zureich hat zu diesem Thema einen Praxistipp für Sie: „Um den Überblick über die gewährten Rabatte zu behalten, gibt es in RUBIN 5 nun hervorragende Möglichkeiten. Wenn Sie wissen möchten, wie die Preisgestaltung in den Standanmeldungen zur Laufzeit analysiert und das Ergebnis grafisch ansprechend aufbereitet werden kann, sprechen Sie mich gerne zum Thema ‚Preisfestigkeit‘ an. Nehmen Sie über das Formular Kontakt zu mir auf!“