Praxistipps


Plant ein Aussteller seine Messebeteiligung, so ist er mit der Frage konfrontiert, mit welchen Kosten er zu rechnen hat. Während die Flächenmiete i.d.R. schon frühzeitig durch Anmeldeformulare oder die online-Anmeldung kalkulierbar ist, stehen das Serviceangebot und dessen Preise häufig erst deutlich später zur Einsicht bereit. Hinzu kommt, dass der Aussteller hinsichtlich der Services Angebote unterschiedlicher Firmen vergleichen möchte und damit unter Umständen nicht warten möchte, bis der entsprechende Shop online verfügbar bzw. die Servicehandbücher versendet wurden.

Ihr RUBIN Berater Rudi Kratzmeir kennt diese Herausforderung aus seiner täglichen Praxis:

„Der Shop RUBIN Online Service Center Rechercheshop ermöglicht es dem Aussteller, völlig ohne Zugangsdaten im Serviceangebot zu recherchieren und sich – vergleichbar zu einem Warenkorb – einen Merkzettel zusammenzustellen, der ausgedruckt oder per E-Mail versendet werden kann. Und der Clou: Entscheidet sich der Aussteller später für das Bestellen der auf einem Merkzettel hinterlegten Leistungen, so kann er sich im Shop RUBIN Online Service Center Servicebuchungen anmelden und der Merkzettel wird in den Warenkorb übertragen.

Gerne erzähle ich Ihnen mehr über den RUBIN Online Service Center Rechercheshop. Kontaktieren Sie mich!“


Im Veranstaltungsgeschäft ist es notwendig, zeitnah Angebote für Agenturen und Veranstalter erstellen zu können. Bei Bedarf wird das Angebot konkretisiert, um bei Vertragsabschluss alle relevanten Buchungsdaten bereitzuhalten. Viele Veranstaltungen kommen jedoch über den Angebotsstatus nicht hinaus. Die Buchungsdaten der akquirierten Veranstaltungen werden dann nicht mehr benötigt. Gebuchte Räume und Flächen können für neue Anfragen freigegeben werden. Im Gegensatz zum kaufmännischen Storno sind diese Veranstaltungen ohne Vertragsbindung. Nicht selten entscheidet sich der Kunde später um und will die Veranstaltung doch durchführen. Allerdings sind dann die Daten des ursprünglichen Angebots schon weg. Schön wäre es, solche Angebotsdaten nicht zu verlieren.

Ihr RUBIN Berater Jochen Stauffer kennt diesen Wunsch aus seiner täglichen Praxis:

„Um dieser Tatsache gerecht zu werden, wurde in RUBIN die Funktion ‚Ablage‘ realisiert – sie hat die Auswirkung, dass alle Raum-, Dienstleistungs- und Wartelistenbuchungen aus der Veranstaltung gelöscht werden. Die Veranstaltung wird nicht mehr in den Belegungsübersichten angezeigt und in Listen und Statistiken ignoriert. Im Gegensatz zum ‚Stornieren‘ entstehen jedoch beim Ablegen keine Stornogebühren. Kontaktieren Sie mich, wenn Sie mehr erfahren möchten!“


Auf Messegeländen konkurrieren Eigen- und Gastveranstaltungen sowie Gastveranstaltungen untereinander um die knappe Ressource Hallenfläche. Im Grundsatz soll die Fläche so häufig wie möglich belegt/vermietet sein, jedoch bringt die Logistik im Umfeld von Auf- und Abbau mit sich, dass ein nahtloses Ineinanderübergehen von Veranstaltungen i. d. R. nicht möglich ist. Im Resultat wird in Abstimmung mit Projektleitungen und Gastveranstaltern versucht, sich auf eine von vielen möglichen Nutzungsvarianten zu einigen. Nicht selten passiert das auf Basis von Excel-Sheets, die die möglichen Varianten der Belegung darstellen. Diese Sheets bieten zwar einen schnellen Überblick, sind jedoch auch mit einer zeitintensiven Datenpflege verbunden.

Ihr RUBIN Berater Jochen Stauffer weiß: „Das geht auch smarter!“

„Stellen Sie sich einmal vor, wie unterschiedliche Belegungsszenarien und Vorab-Planungszustände in RUBIN hinterlegt sind und von dort aus bei Bedarf schnell und einfach in einen Masterplan übernommen werden können. Klingt gut? Die Funktion RUBIN Termine und Belegung Geländedisposition macht es möglich. Sie nutzt in der RUBIN Belegungsübersicht das aus AutoCAD bekannte Layer-Prinzip, wodurch sich überschneidende Buchungen von unterschiedlichen Veranstaltungen schnell überblickt werden können. Nehmen Sie über das Formular Kontakt zu mir auf!“


Wussten Sie, dass es allein im Umfeld der RUBIN Standanmeldung mehr als sieben funktionale Möglichkeiten gibt, einen Preis gegenüber dem Listenpreis zu verändern?

Mindestens genauso viele Gründe wie Varianten gibt es, warum in Einzelfällen eine Leistung zu Sonderkonditionen angeboten wird. Zusammengenommen ist es praktisch nicht nachvollziehbar, wie und warum ein Aussteller einen Rabatt erhalten hat.

Häufen sich solche Fälle, sind Abweichungen von Listenpreisen zu hinterfragen, um langfristig eine durchgängige Preisstruktur sicherstellen zu können. Wenn Rabatte vom Anwender nicht selten nur deshalb eingesetzt werden, um einen gewünschten, „normalen“ Geschäftsvorfall abzubilden, dann braucht es an dieser Stelle mehr Transparenz.

RUBIN Beraterin Alexandra Zureich hat zu diesem Thema einen Praxistipp für Sie:

„Um den Überblick über die gewährten Rabatte zu behalten, gibt es in RUBIN 5 nun hervorragende Möglichkeiten. Wenn Sie wissen möchten, wie die Preisgestaltung in den Standanmeldungen zur Laufzeit analysiert und das Ergebnis grafisch ansprechend aufbereitet werden kann, sprechen Sie mich gerne zum Thema ‚Preisfestigkeit‘ an. Nehmen Sie über das Formular Kontakt zu mir auf!“


Umfangreiche Kongressprogramme verlangen schon bei der Registrierung einiges von den TeilnehmerInnen ab. So kann zum Beispiel die Buchung von zeitgleichen Programmpunkten einen reibungslosen Registrierungsprozess verhindern. Doch nicht nur unlogische Buchungskonstellationen ziehen viele Rückfragen und Umbuchungen nach sich. Auch das automatische Freischalten von Programmpunkten, um die sich das Angebot bei der Buchung eines bestimmten Punktes erweitert, würde die Registrierung einfacher und komfortabler gestalten.

RUBIN Berater Rudi Kratzmeir kennt den Wunsch, die Teilnehmer bei der Online-Registrierung zu unterstützen:

„Wer ‚A‘ sagt, muss nicht ‚B‘ sagen, kann aber ‚C‘ sagen, wenn er nicht schon ‚D‘ gesagt hat. Wenn die Teilnehmerregistrierung im Nachhinein viele Fragen aufwirft, kann ein Kongressprogramm noch so interessant sein. Ich habe bei mehreren RUBIN Kunden die optionale RUBIN Funktion RUBIN ‚Plausibilitätsprüfung‘ des Shops RUBIN Online Service Center Teilnehmerregistrierung eingerichtet. Sie stellt die Grundlage dafür dar, die Plausibilisierung der vom Teilnehmer ausgewählten Programmpunkte in verschiedenen Varianten durchzuführen. Die Prüfungen erleichtern nicht nur die Registrierung, sondern ersparen auch dem Organisator viel Arbeit im Umfeld von Rückfragen und Umbuchungen. Sie wollen mehr erfahren? Ich tausche mich gerne mit Ihnen aus!“


Die Organisation eines Messeauftritts ist für den Aussteller eine vielschichtige Aufgabe, die häufig neben seinem Alltagsgeschäft abzuwickeln ist. Es gibt viel zu berücksichtigen und so geraten Termi-ne und Fristen, die der Messeorganisator dem Aussteller setzt, immer wieder in Vergessenheit. Das kann dazu führen, dass Bestellungen, die der Aussteller eigentlich vornehmen wollte, nicht mehr möglich sind oder der Messeorganisator mit hohem personellen Aufwand aktiv bei den Ausstellern nachfassen muss.

RUBIN Berater Rudi Kratzmeir kennt diese Herausforderung aus seiner täglichen Praxis:

Für alles muss man sich heute einen Termin machen. Das ist im hektischen Alltag allzu menschlich. In der Messeorganisation kann man der Vergesslichkeit mit der Funktion ‚Termine‘ im Shop RUBIN Online Service Center Servicebuchungen Abhilfe schaffen. Sie können pro Shop Termine hinterlegen, die für die Vorbereitung der Messe relevant sind. Dabei können Sie selbst festlegen, ob der Aussteller einen Termin lediglich sehen soll, oder ob er aktiv an diesen Termin per E-Mail erinnert werden soll. Für weitere Details zu dieser Funktion können Sie mich gerne kontaktieren


Sei es für das Weihnachts-Mailing, für Einladungen zu besonderen Anlässen, für Bonusprogramme oder Controlling und Unternehmensentwicklung: Immer wieder stellt sich die Frage, welche Kunden für ein Unternehmen eigentlich die besonders Wichtigen sind. Häufig haben – gerade langjährige – Mitarbeiter dafür ein gutes Gefühl. Sie kennen den Image-Wert Ihrer Kunden. Könnte man dieses Wissen transparent dem Kunden zuordnen, mit den aus Umsatzvolumina resultierenden „harten Fakten“ kombinieren und das Ergebnis auswertbar zu jeder Zeit zur Verfügung stellen, könnte auf Knopfdruck die Liste z.B. der A-Kunden entstehen.

Ihr RUBIN Berater Matthias Quasdorf kennt diesen Wunsch aus seiner täglichen Praxis:

„Nach meiner Erfahrung ist die in Ihrem Haus nötige Abstimmung der zu verwendenden Regelwerke der spannendste Moment bei der Implementierung der RUBIN Customer Relationship Management ‚Kundenklassifikation‘. Danach laufen die Automatismen und klassifizieren die Kunden, ohne dass Sie daran denken müssen. Ihr Wissen über die Kunden und deren Bedeutung fließt natürlich als Image-Bewertung mit ein. Kontaktieren Sie mich, um mehr darüber zu erfahren!“


Das Leistungsspektrum von Messeorganisatoren ist gewaltig. Nicht nur die vielen verschiedenen Varianten von Ständen, sondern vor allem das doch sehr umfangreiche Angebot an Serviceleistungen muss von den Ausstellern durchschaut werden. Gerade Aussteller, die zum wiederholten Mal auf einer Messe ausstellen, wünschen sich deshalb im Rahmen ihrer Anmeldung und der Servicebestellung einfach nur „Wie beim letzten Mal!“ sagen zu können. Natürlich, das ist nicht leicht, zumal sich das Leistungsspektrum von Messe zu Messe verändern kann. Aber die Hürde für Bestellungen sollte für den Aussteller so niedrig wie möglich sein.

RUBIN Berater Armin Güse kann zu diesem Thema aus der Alltagspraxis berichten:

„Mit den Features der RUBIN Online Service Center ‚One-Click-Order‘ werden Möglichkeiten zur Verfügung gestellt, die dem Wunsch der Aussteller nach Einfachheit Rechnung tragen. Sie ermöglichen die Voreinstellung potentieller Standanmeldungen aus dem Vorjahr, die auf der Übersichtsseite der Online-Ausstelleranmeldung bei Bedarf modifiziert werden und anschließend durch Klick direkt bestellt werden können! Klingt interessant? Dann lassen Sie uns gerne näher darüber sprechen!“


Rechnungen müssen gedruckt, sortiert, mit Porto versehen und versendet werden. Dabei sind viele Kunden es inzwischen gewöhnt, Rechnungen auf elektronischem Weg per E-Mail zu erhalten. Vieles spricht dafür: Es gibt keine Vorschriften mehr zur Signierung einer elektronischen Rechnung und in einigen Regionen der Erde ist die Zustellung per E-Mail sicherer als der per Post. Wie kann der Versand von Rechnungen also organisiert werden, dass sich Ressourcen einsparen lassen?

Ihr RUBIN Berater Armin Güse kennt diese Frage aus seiner täglichen Praxis:

„Ich durfte bereits bei einigen unserer Kunden eine Umstellung auf ‚Elektronischen Rechnungsversand‘ vornehmen und Sie würden sich wundern, wie viele organisatorische Varianten dieses so banal klingende Thema von RUBIN Kunde zu RUBIN Kunde hat. Wollen Sie mehr erfahren? Gerne bringe ich Ihnen die Funktionsweise näher und vielleicht finden wir eine weitere Variante für Sie. Sprechen Sie mich einfach über das Kontaktformular direkt an!“


Die Qualität des Adressbestandes ist stets ein wichtiges Anliegen. Je größer die Adressbestände werden und je verteilter das Wissen über die hinter der Adresse stehenden Menschen und Firmen ist, umso größer ist der Bedarf, verteilt auf den Adressbestand zugreifen zu können. Wie können externe Call Center, Partner- und Tochterfirmen, Auslandsvertreter oder auch die eigenen Mitarbeiter im Außendienst im Adressbestand recherchieren und (!) ihr Wissen sofort in den „Echt“-Bestand einpflegen – auch ohne Zugriff auf das RUBIN Produktionssystem? Und das nach Möglichkeit auch noch mobil …

Ihre RUBIN Beraterin Alexandra Zureich hat eine Lösung aus ihrer alltäglichen Arbeit mit unseren Kunden:

„Als ehemalige Mitarbeiterin einer großen deutschen Messegesellschaft kenne ich das Thema aus eigener Erfahrung und habe mich gefreut, die Entwicklung und Implementierung der optionalen Funktion RUBIN Online Service Center ‚externe Vertriebspartner‘ begleiten zu dürfen. Ich kann Ihnen gerne über meine Erfahrungen berichten und Ihre Fragen beantworten. Nehmen Sie über das Formular Kontakt zu mir auf!“