Maximaler Überblick
RUBIN Termine und Belegung unterstützt Sie als Betreiber eines Veranstaltungshauses allumfassend: angefangen bei der Optionierung bis hin zur Abrechnung. Ordnen Sie Räume, Dienstleistungen, Material und Personal definierten Projekten zu und unterscheiden Sie zwischen Eigen- und Vermietgeschäft. Dank entsprechender Workflowautomatismen wickeln Sie jeden Auftrag strukturiert ab und wissen stets, welcher Aufgabe Sie Ihre maximale Aufmerksamkeit widmen müssen.
Von der Option zum Vertrag
Veranstaltungen können schon im Stadium der Anfrage als Option erfasst und bis zur verbindlichen Reservierung verfolgt werden. Mit umfangreichen Auskunftsfunktionen sorgt RUBIN für Überblick über die aktuelle Belegungssituation und hilft, Doppelbelegungen zu vermeiden. Nutzen Sie die maximale Auflösung Ihres Monitors durch den frei skalierbaren Kalender und stellen Sie die Belegungssituation Ihres Hauses wahlweise über Wochen oder Monate in Echtzeit dar. Im Tagesgeschäft kann flexibel und schnell auf Kundenanfragen reagiert werden. Starten Sie von der Belegungsübersicht aus eine kurzfristige Korrespondenz per E-Mail oder terminieren Sie einen Anruf mittels Wiedervorlagefunktion.
Funktionsspektrum im Überblick
- schnell und präzise die Belegsituation einsehen
- frei skalierbarer Kalender
- Raumreservierungen in den Kalender ‚zeichnen‘ und Veranstaltungsinformationen ergänzend hinzufügen
- existierende Raumreservierungen mit Drag&Drop verlängern, verkürzen und verlegen
- Veranstaltungsinformationen (z.B. Status, Nutzungsart) im Kalender unterschiedlich visualisieren
- Raumverfügbarkeiten automatisch prüfen lassen
- nach freien Terminen für Räume (mit bestimmten Merkmalen) suchen lassen
- der Veranstaltung Zeiten, Räume und Leistungen zuordnen
- Überbuchungen durch Bestandsführung verhindern
- Standardprozesse mittels Workflowmanagement sicherstellen
- sämtlichen Schriftverkehr schnell erstellen, terminieren und direkt per E-Mail versenden
- Veranstaltungen kopieren und verlegen
- Veranstaltungen oder einzelne Raumanfragen auf eine Warteliste setzen
- Pauschalpreispakete anbieten
- Check-Technik/Regieplan/Agenda erstellen und auf Änderungen der Buchungen automatisch hinweisen
- Veranstaltungen fakturieren und gutschreiben
- Vorkassenrechnungen und Rechnungssplitting
- Termine nach MS Outlook® exportieren
- Auswertungen und Statistiken
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