Pressemitteilungen


Vom 5. bis 7. September 2017 fand das 25. RUBIN Anwendertreffen statt, ein Gipfeltreffen in 1800 Metern Höhe.  Austragungsort war die Gemeinde Pontresina im Schweizer Kanton Graubünden. 86 Teilnehmer trafen sich in dieser beeindruckenden Alpenkulisse zu einem regen fachlichen Austausch über die RUBIN Software.

Morteratschgletscher
Wanderung zum Morteratschgletscher

 

Zusammen mit dem Kongress- und Kulturzentrum Pontresina organisierte die infoteam GmbH Berlin ein Programm mit zahlreichen kulturellen und sportlichen Ablenkungen neben dem Fachlichen. Schon der Ausblick, den das höchstgelegene Kongresszentrum Europas den Teilnehmern bot, war etwas Besonderes. Zwischendurch gab es eine kleine Einführung ins Romanische, das neben Deutsch und Italienisch die dritte Amtssprache im Kanton Graubünden ist. Und wer wollte, konnte bei einer Gletscherwanderung seinen Puls hochtreiben.

Pressefoto
von links nach rechts: Matthias Müller, Geschäftsführer, infoteam GmbH Berlin, Jan Steiner, Geschäftsführer, Pontresina Tourismus, Martin Oester, Manager Marketing & Sales, Kongress- und Kulturzentrum Pontresina, Christoph Herlitz, Geschäftsführer, infoteam GmbH Berlin

 

In 21 Workshops tauschten sich die Teilnehmer über Nutzung und Potenziale der RUBIN Software aus. Die verschiedenen Themen wurden wie gewohnt im Open Space von den Anwendern selbst vorgebracht. Im Anschluss präsentierten die jeweiligen Initiatoren ihre Ergebnisse. Die Themen reichten von allgemeinen Punkten bis zu sehr speziellen Fragen oder Anforderungen der jeweiligen Messe- und Veranstaltungshäuser. Bei den alljährlichen RUBIN News, stellten die RUBIN Berater die seit dem letzten Anwendertreffen umgesetzten Neuheiten und Weiterentwicklungen der RUBIN Software vor.

In der Abschlussrunde am Lichtkunst-Lagerfeuer waren sich alle Teilnehmer – Anwender wie infoteam-Mitarbeiter – einig: Das Zusammentreffen war wieder einmal von einer angenehmen Offenheit geprägt und nicht nur fachlich sehr bereichernd. Sicher wird das 25. RUBIN Anwendertreffen lange in Erinnerung bleiben. Daran ist natürlich vor allem der grandiose Austragungsort verantwortlich. Selbst die Schweizer Teilnehmer freuten sich über eine Reise in ihre bergige Nachbarschaft. Kurz gesagt: „Es war einfach Schweiz!“

Und weil nach dem Anwendertreffen vor dem Anwendertreffen ist, möchten wir an dieser Stelle schon einmal verraten, wo man Ende August 2018 zusammenkommt. Die RUBIN Anwender dürfen sich auf die Landeshauptstadt Sachsen-Anhalts freuen. Die Messe- und Veranstaltungsgesellschaft Magdeburg GmbH lädt ein.

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Königsberger Straße 14
12207 Berlin
Deutschland
E-Mail: info@infoteam-berlin.de

Vom 6. bis 8. September 2016 fand unter dem Motto „Hier spielt die Musik“ das 24. RUBIN Anwendertreffen in Nürnberg statt. Die insgesamt 130 TeilnehmerInnen fanden sich zum fachlichen und kollegialen Austausch in der Meistersingerhalle zusammen und lernten die Stadt Nürnberg von einer musikalischen Seite kennen.

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Christoph Herlitz, Geschäftsführer infoteam GmbH Berlin; Maik Heißer, Bereichsleiter Unternehmensentwicklung der AFAG Messen und Ausstellungen, Robert Vogel, Leiter der Meistersingerhalle; Jens Pflüger, Director IT & Finance, Spielwarenmesse eG (v.l.n.r.)

 

In der „Hauptstadt der RUBIN Anwender“, wie Henning Könicke, Geschäftsführer der AFAG Messen und Ausstellungen GmbH (AFAG), die Metropolregion Nürnberg bezeichnet, fand dieses Jahr mit dem Zusammenschluss dreier Mitveranstalter eine Premiere statt. Die AFAG, die Meistersingerhalle und die Spielwarenmesse eG sorgten gemeinsam mit der infoteam GmbH Berlin für einen hochprofessionellen Ablauf und organisierten ein stimmungsvolles Rahmenprogramm. Die nach den Meistersingern benannte Halle erwies sich nicht nur wegen des musikalischen Mottos, sondern vor allem auch wegen des professionellen Teams vor Ort als ideale Location mit kurzen Wegen.

Die insgesamt 23 Workshops, die im Rahmen der Open-Space-Konferenz von den TeilnehmerInnen selbst organisiert wurden, waren von offenen und intensiven Gesprächen geprägt. Mit Blick auf verschiedene RUBIN Themen aus dem Messe- und Veranstaltungsmanagement konnten die AnwenderInnen von den Prozessen anderer Häuser profitieren, Erfahrungen austauschen und Impulse für die eigene Praxis mitnehmen. Das von der RUBIN Beratung eingebrachte Wissen zu den kundenspezifischen Implementierungsvarianten von RUBIN konkretisierte den Austausch, insofern die Voraussetzungen für den Einsatz einzelner Funktionen für den relevanten Anwendungsfall aufgezeigt werden konnten.

Nicht nur im Austausch in den Workshop-Sessions, sondern auch im Zusammenschluss der Mitveranstalter spiegelt sich wider, was Robert Vogel, Leiter der Meistersingerhalle, als „symbiotische und vertrauensbasierte Partnerschaft“ zwischen infoteam und seinen Kunden, aber vor allem auch unter den Häusern und AnwenderInnen selbst, beschreibt: „Hier treffen keine Konkurrenten, sondern wirklich RUBIN Anwender zusammen, die offen ihre Erfahrungen austauschen, um gegenseitig voneinander zu profitieren.“

Der Community-Gedanke als moderner Begriff für das, was den Kern der infoteam-Unternehmensphilosophie ausmacht, kam auch in der Abschlussrunde am letzten Konferenztag zum Anklang. Christoph Herlitz, Geschäftsführer der infoteam GmbH Berlin, griff dafür auf eine Grundannahme über das Gelingen von Kommunikation von Paul Watzlawick zurück: „Die Beziehung steuert die Sache und nicht umgekehrt.“ Diesem Wissen folgend, war der partnerschaftliche, zugewandte Austausch die Voraussetzung für die hervorragend sachlichen Ergebnisse.

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Graz. Anlässlich der Einführung von RUBIN im Messe Congress Graz (MCG) trafen sich die Projektbeteiligten am 24. Mai 2016 zu einem ganztägigen KickOff-Event in Graz, um das Projekt der Ablösung des zur Zeit verwendeten Systems durch RUBIN gemeinsam zu organisieren. Mit einer für die Branche untypischen Herangehensweise wurde eine Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen MCG und der infoteam GmbH Berlin geschaffen.

Mit der Implementierung geschäftskritischer Software sind besondere Herausforderungen und Risiken verbunden: ein hoher Migrationsaufwand, begrenzte Ressourcen sowie unrealistische Zeitpläne können die Kernprozesse beeinträchtigen. Hinzu kommen häufig Widerstände der Belegschaft, die aus schlechten Erfahrungen mit vergangenen IT-Projekten resultieren.

Als IT-Dienstleister weiß infoteam natürlich um diese Hürden und kann nach 30 Jahren Branchenerfahrung auf ein großes Repertoire an Methoden zurückgreifen, die ein auf die Kundengegebenheiten ausgerichtetes Projektmanagement sicherstellen. Bewährt hat sich die Methode eines moderierten Präsenz-Workshops, in dem sich die Teilnehmer aus so vielen unterschiedlichen Abteilungen wie möglich mit dem sich aus den Projekt-Interessenlagen von  Management, Anwendern und Softwareentwicklern ergebenden Spannungsfeld auseinandersetzen. „In diesem ‚magischen Dreieck’ lauern häufig die eigentlichen Stressoren und Stolpersteine, mit denen ein erfolgreiches Einführungsprojekt steht oder fällt“, so der Geschäftsführer von infoteam Christoph Herlitz.

Genau diese galt es im KickOff-Workshop aufzudecken, um aus ihnen zu lernen: Warum sind vergangene EDV-Projekte gescheitert oder haben mehr ‚Frust’ als ‚Lust’ verursacht? Wie kann Stress vermieden und die Motivation gesteigert werden? Die Antworten auf solche Fragen werden von allen Teilnehmern reflektiert und als Zusammenarbeitsregeln festgehalten. „So kann aus schlechten Erfahrungen ganz gezielt Benefit generiert werden“, so Mona Thissen von infoteam.

Systemeinführungen werden von infoteam nicht nur als IT-Projekte, sondern immer auch als Kommunikations- und Organisationsprojekte verstanden. Das spiegelt sich in der Herangehensweise wider, die infoteam-Kunden zu schätzen wissen. Auch in Graz hatte sie Erfolg, wie Mag. Martin Ullrich, Leiter Finanzen & Personal der MCG, erklärt: „Mit der besonderen Methode hat uns infoteam in seiner Professionalität erneut bestätigt und gezeigt: Es geht auch anders! Wir freuen uns auf die zukünftige Zusammenarbeit.“

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Von der Beleuchtung über den Stromanschluss und die Bodenbeläge bis hin zur Abfallentsorgung – eine Messe steht und fällt mit den Serviceunternehmen, die einen Stand zu einem attraktiven und funktionalen Ort für Besucher und Aussteller machen. Gemäß der „6-R-Regel“ haben alle richtigen Services, am richtigen Ort, in der richtigen Menge, in der richtigen Qualität, zu den richtigen Kosten und last but not least beim richtigen Kunden zu sein. Die Servicepartner bilden damit ein Kernelement in der Wertschöpfungskette einer Messeveranstaltung.

Der RUBIN Online Service Center Servicepartner MobileClient richtet sich gezielt an diese Kerngruppe. Mit einer intuitiv bedienbaren Tablet-Applikation können Gewerke und Monteure direkt vor Ort am Messestand mit RUBIN arbeiten. Der Prozessablauf beginnt im „stationären“ RUBIN und geht genau dann in die mobile Lösung über, wenn es auf den schnellen Zugriff auf Informationen und Daten ankommt.

Die durch den Aussteller gebuchten weiteren Leistungen für den jeweiligen Messestand werden dabei – wie bisher – in RUBIN gebucht. Von RUBIN aus können die Informationen mit der App vom jeweiligen Servicepartner abgerufen werden. Das heißt der Monteur bzw. die Gewerke können nun mit dem Tablet direkt am Messestand auf alle sie betreffenden Informationen zugreifen. Rückmeldungen zwischen Monteur vor Ort und Messeveranstalter sind so einfach und schnell möglich, Veränderungen an Bestellungen oder Ausstattungen für einen Stand können eingefügt und mit Unterschrift auf dem Tablet bestätigt werden. Der Prozessablauf kann dadurch beschleunigt und zeitintensive Nachbereitungsschritte vermieden werden.

Mit der Erweiterung des RUBIN Online Service Center und der entsprechenden Hardware (Tablets) können dann alle Leistungserbringer mit einer integrierten IT-Lösung gesteuert werden. Bestehenden Kunden steht der Servicepartner MobileClient jetzt zur Verfügung.

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Friedrichshafen. Nach 23 durchgeführten RUBIN Anwendertreffen fand am 2. Dezember 2015 erstmals ein internes Anwendertreffen statt. Rund 40 RUBIN Anwender und Nicht-Anwender der Messe Friedrichshafen trafen sich am Morgen im Konferenzzentrum zu einer ganztägigen Open-Space-Konferenz. Nach einer Begrüßung durch den Prokuristen Stefan Mittag, den IT-Leiter Sven Rostin und die infoteam-Moderatoren Christoph Herlitz, Mona Thissen und Rudi Kratzmeir wurde der Open Space eröffnet.

Open Space ist eine Moderationsmethode für Großgruppen und eignet sich für Unternehmen, die ihre internen und kundenbezogenen Prozesse durch das Wissen aller Beteiligten optimieren wollen. Der Grundgedanke ist, die eigene Arbeitswelt aus sich heraus zu verbessern und eine Basis für kooperative Zusammenarbeit zu schaffen. Damit setzt Open Space an den Unternehmenswerten an, auf die es in der Zukunft ankommt. „Open Space macht Wandel erlebbar“, fasst Christoph Herlitz, Geschäftsführer von infoteam, zusammen.

In rund 16 selbstorganisierten Workshops wurden Fragen zur Anwendung und Anforderungen an RUBIN besprochen, Erfahrungen ausgetauscht und Probleme gelöst. Die Ergebnisse aus den Workshops wurden während der Pausen résumiert und in anschließenden Plenardiskussionen mit infoteam ergänzt. So konnte das Wissen projekt- und abteilungsübergreifend weitergetragen werden. „Es ist ein ganzheitlicher Ansatz, den die Kollegen aus Berlin verfolgen“, so der IT-Leiter Sven Rostin. „Sie beraten, begleiten, moderieren und leisten so einen Beitrag zur Organisationsentwicklung. Das hat der intensive Austausch unter den Mitarbeitern der Messe ganz klar gezeigt.“

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